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  档案的分类即档案种类的划分,也就是根据一定的标准,按照档案的异同点对档案进行分门别类。档案的分类可因时期、澳门皇冠场合、对象、范围的不同而不同,但综合多年来我国档案界出现过的诸多档案分类,我们将档案的分类概括为两种类型:一是档案实体分类;二是档案信息(内容)分类。

  档案实体分类,就是以档案实体即档案原件为分类对象,按照档案的形成特点和历史联系,把档案逐级分为多种类别。档案实体分类包括三个层次:

  这是对国家全部档案进行的最高层次的分类,是按照档案的若干重要属性(历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等),从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如,我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆;按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆;按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆;按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。

  这是对一个档案馆全部档案的分类,一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同,可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如,我国各地方综合性档案馆,首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案;建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。

  这是对一个全宗的全部文件的分类,一般是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等特征进行分类。例如,一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类;一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会计类等。

  档案信息(内容)分类,也称为档案检索分类,就是以档案所记述的内容为对象,依据内容所反映的社会实践活动的性质,按照逻辑方法进行统一分类。这种分类不受档案所属全宗的限制,主要用于编制分类目录、开展档案信息的机械化和自动化检索,一般不适用于档案实体的分类。为了建立统一的档案检索系统,我国于1987年出版了《中国档案分类法》,并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》,作为全国通用的档案分类标准。

  档案实体分类和档案信息(内容)分类,是功能和体系不同的两种分类法。在具体运用这两种不同分类法时,一方面必须明确不同的分类对象,一方面要使这两种分类相互配合,以使档案的日常管理和档案信息资源的开发途径,能更加多样、科学、方便。

  在档案管理实践中,出于方便实际管理工作的需要,可以将一个全宗的档案按内容性质分为普通档案和专门档案两大类,并把普通档案分为文书档案、科技档案和声像档案三个小类。文书档案是指该单位在制定或执行方针、政策、法规、计划、指导或汇报工作、总结经验、进行交往等社会管理活动中形成的,主要以文字为记录形式的档案,包括日常管理工作档案、党群工作档案、已故人员档案、荣誉档案等;科技档案是指记述基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的档案,包括设备档案、基建档案、科研档案等;声像档案是指以化学合成材料——胶片、磁带等为载体,以声音和影像为记录方式的档案。而专门档案则是专指本单位相对说来较具专门性的业务工作活动形成的,别的单位没有的档案,如物业管理公司的物业管理专门档案。由于这种划分方法具有一定的合理性和适用性,因此一直被广泛采用。

  物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也不断增加,但总的来看,物业档案基本上可分为两大部分:一部分是物业公司日常运作形成的普通档案,包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等;另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案,包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。

  1.党群工作档案。是物业管理公司开展党委、工会、团委工作时形成的各类文件材料。

  2.行政管理和经营管理档案。这是物业管理公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成的档案。

  3.基建档案。是指在各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案。对物业管理公司来说,主要是指在接管验收开发建设单位移交的新建物业或接管验收已经投入使用的原有物业时所收到的文件、图纸材料,以及在以后的物业管理活动中对物业进行较大规模的改建、扩建、维修、养护时所形成的文件、图纸材料。

  4.设备档案。是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器仪表等的档案。包括有关车辆、通信设备、复印机、计算机等的说明书、安装维修记录等的文件、图纸材料。

  5.会计档案。是指物业管理公司在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。

  6.人员档案。是指物业管理公司在人事管理活动中形成的,记述和反映本公司员工各方面情况的档案。

  7.科教档案。主要是指物业管理公司对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案。

  8.物业管理专门档案。是指在开展具体的物业管理活动中形成的,反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况,具有查考利用价值的各种形式的文件材料。

  (2)物业维修档案:物业中各单元在进行维修时所产生的一系列文件材料。对于整栋大楼或公共设施的维修养护所形成的文件材料属于基建档案。

  (3)物业租赁档案:物业管理部门在开展租赁业务时所形成的原始的文件材料。

  (4)业主及住户档案:反映物业中各单元的业主及住户的具体情况的文件材料。

  (5)物业管理服务档案:物业管理部门在开展绿化、环卫、保安、车辆管理等管理工作及为住户提供委托服务、开展经营活动时所产生的文件材料。

  物业档案与其他类型档案相区别的主要部分就是物业管理专门档案,因此,物业档案的特点主要也就是物业管理专门档案的特点。

  物业管理专门档案和其他档案相比较,有一些突出的特点。比如,档案的形成领域较为局限、组成档案的文件材料较为稳定及档案的动态性、完整性等。认识和研究这些特点,对掌握物业管理专门档案的运动规律,开展物业档案工作,实现物业档案的科学管理和开发物业档案信息,具有重要的指导意义。

  1.形成领域较为局限。物业管理工作,它涉及的方面很具体:管理的对象是物业,服务的对象是物业的业主或住用人。因此,在物业管理活动中形成的物业管理专门档案的文件材料,也必定只能形成于与物业有着密切联系的领域。

  2.档案的动态性较强。有关物业的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护,业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更,住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动,因此,相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去,从而形成物业管理专门档案的一个显著特点——动态性较强。

  3.组成档案的文件材料较为稳定。物业管理工作虽然繁琐但并不复杂,每一项物业管理活动在走上正轨后就按照一定的程序重复进行,因此所形成的档案的文件材料也比较稳定,且常常具有统一的规格样式。物业管理专门档案文件材料的稳定性使得物业档案开展标准化管理和计算机管理具备了最基本的条件。

  4.档案的完整性。物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的,该物业不管发生何种变化,所产生的文件材料都须添加进去,因此,每一份档案案卷都是一个有机的整体,全面反映了一个物业单位的变迁过程,体现出一种完整性。

  5.和人们的日常生活息息相关。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的,没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用,因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案,而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。

  6.公开性和隐密性并存。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比,具有一定的公开性,因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况,这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的,像物业的维修档案,有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性,因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密,这部分档案内容是不便于公开的,如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。

  通常所说的档案价值是指档案的利用价值,即档案对社会实践活动的作用。构成价值的客观基础是客体的属性,所谓档案的价值也就是档案的属性与人们的社会需要的统一。

  档案的本质属性即原始记录性,是构成档案特殊价值——凭证价值的基础。从档案的形成来看,它是在一项工作的进行过程中即时形成或从当时使用的文件转化而来的,不是事后另行编制的,因此它客观地记录了事物发生发展的历史,是有说服力的历史证据。例如大厦的安全监控录像,在有必要查证出入情况时,它是最能令人信服的证据。这是因为它记录的是当时的出入人物,而非其他时候人为组织拍摄的录像片。另一方面,在档案本身的物体形态上保留着真切的历史标记,例如监控录像上有某人进出大厦的影像,这是既不能篡改又不能抹杀的,具有法律效力。所以说原始记录性决定了档案的凭证价值。

  档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性。档案的这些属性是构成其一般价值——参考价值的基础,而人们获取这些知识、情报的需求使档案的参考价值得以体现。在物业档案中,住户档案包含了各家庭的人口结构、出入规律、爱好习惯、生活需求等信息,在需要决定物业管理的经营服务方向时,这些信息就是可靠的参考基础。当然,发挥物业档案参考价值的前提是档案必须真实可靠,这一点就取决于日常的收集积累是否认真了。

  正确评价物业档案的作用,可以深化人们对它的认识,有利于物业档案工作的发展。

  物业档案最重要的内容是物业管理专门档案,它包括两个部分:一部分是物业本身的档案,包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录;另一部分是物业业主和住用人的档案,包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。

  1.物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新改造所必不可少的重要依据。日新月异的科学技术发展和人们对居住需求的不断提高,使现代建筑工程进入地下和埋入建筑体内部的管线、设施越来越多,越来越复杂。这些工程一旦发生故障,物业本身的档案就是宝贵的财富。它可以使物业的维修、养护工作事半功倍,省时省力并减少对住户的影响。因此,开发建设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业管理时同时移交给物业管理单位;更换物业管理单位时,原物业管理单位也应该将物业开发建设的档案材料和在物业管理中维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。

  2.物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。通过这部分档案,物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求,从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如,当从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时,可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务;若住用人主要是普通工薪阶层时,可考虑提供电器维修服务,适当兴建几个自行车保管站等;而如果住用人中老人较多,则可开设“老人活动室”等场所。这样,可以减少服务的盲目性,提高管理工作的效率,增加经营活动的收入。因此,物业公司在业主购房时或住用人租房时就应该掌握物业业主和住用人的第一手资料,在住用人入住后应迅速将物业使用人的档案材料补充完善,并且在物业管理工作过程中不断进行积累。当更换物业管理公司时,原物业管理公司应该将物业业主和住用人的资料完整地向新的物业管理公司提供。

  3.物业档案具有一定的凭证作用。物业档案是物业管理活动中形成的真实原始记录,因此它和其他档案一样,也具有凭证作用。比如安全监控录像档案,它真实地记录着某时某刻有何人进出过某幢大楼,当有必要查询当时该幢大楼的出入情况时,安全监控录像档案就是最有力的凭证。

  4.物业档案是开展物业管理研究的基本统计素材。随着物业管理的不断发展和完善,对物业管理的研究工作也正在逐步开展。由于物业档案系统而翔实地记录着物业管理活动近年来方方面面的情况和数据,其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果,因此,物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源。例如,通过全面查阅分析某一住宅小区的租赁档案,可以了解该小区近年来的租赁情况,包括租金走势、价位、租赁人群的特征及对租赁房屋朝向、楼层、面积大小的喜好等,从而总结出进一步拓展该小区租赁市场的经验和对策。

  当然,物业档案中普通档案的作用也是不可低估的,它是物业管理公司日常工作开展的忠实记录,其凭证和查考作用是公司正常运作的基本保证。